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Office Manager - Executive Assistant H/F - Luxembourg

Tikehau Investment Management - Annonces Luxembourg
Mise en ligne il y a 5 jours CDI Competitive
Office Manager - Executive Assistant H/F - Luxembourg
MISSIONS:

An exciting and highly visible Executive Assistant and Office Manager role, supporting the Head of the Luxembourg and the members of the office.

Responsibilities include but are not limited to:
  • Manage office Administration on a day to day basis including :
Liaising with office service providers
Liaising with landlord
Liaising with internal finance and accounting teams as well as external accounting firm handling payments;
Maintaining record of all invoices and payments in line with company's policy
Liaising with the company's bankers;
Ensuring appropriate level of office supplies
Other ad hoc tasks as requested by the team.
  • Manage personal schedule of the managers
  • Complete all secretarial work; including phone coverage
  • Manage meetings in the office and interaction with external visitors including organization of corporate events in and outside the office
  • Coordinate travel and business trip planning, in close cooperation with the Travel Department on an end-to-end basis, including the preparation of travel expenses and reporting for the managers.
  • Ensure all office operation related queries are dealt with and relevant problems are escalated to the Head of the Office.
  • Assistance in the preparation of the KYC on Luxembourg entities
  • Management of the signatures of the board members
  • Mail management , delivery, filing, archiving
  • Any other ad-hoc tasks or duties appointed or required by the company
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Nous vous proposons de nous rejoindre en tant qu'Assistant de Direction et Office Manager, pour soutenir la Responsable de nos bureaux luxembourgeois et les membres de l'équipe.

Les missions proposées sont les suivantes :
  • Gérer l'administration quotidienne du bureau, y compris :
Coordination avec les fournisseurs de services de bureau ;
Coordination avec le propriétaire ;
Coordination avec les équipes financières et comptables internes ainsi qu'avec le cabinet comptable externe ;
Gestion de la facturation et de tous les paiements conformément à la politique de l'entreprise ;
Coordination avec les banques ;
Gestion du stock et des commandes de fournitures de bureau et ;
Autres tâches ad hoc.
  • Gestion et coordination des emplois du temps des gérants
  • Effectuer tous les travaux de secrétariat, y compris l'accueil téléphonique
  • Gérer les réunions physiques et accueil des visiteurs externes, incluant l'organisation d'événements d'entreprise internes et externes.
  • Coordination de la planification des voyages et des déplacements professionnels, en étroite collaboration avec le département responsable des voyages, pendant tout le long, y compris la préparation des frais de voyage et des justificatifs pour les gérants.
  • Prise en charge de toutes les questions relatives au fonctionnement du bureau sont traitées et transmission des problèmes pertinents au gérant.
  • Assistance dans la préparation du KYC des entités luxembourgeoises.
  • Gestion des signatures des membres du conseil d'administration/de gérance
  • Gestion du courrier, distribution, classement, archivage
  • Toute autre tâche ou fonction ad hoc désignée ou requise par la société


PROFILE:
  • You are a graduate of an assistant training program and have a successful first experience in a similar position (3+ years PA/EA experience)
  • Methodical, organized, rigorous and autonomous, you know how to prioritize tasks
  • Your reliability and sense of confidentiality have been recognized and appreciated
  • You master the Pack Office
  • You are bilingual (French/English)
  • You demonstrate versatility, curiosity, determination, and an ability to work in a team environment
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  • Vous êtes diplômé(e) d'une formation d'assistant(e) et avez une première expérience réussie dans un poste similaire (3 ans d'expérience minimum)
  • Méthodique, organisé(e), rigoureux(se) et autonome, vous savez prioriser les tâches,
  • Votre fiabilité et votre sens de la confidentialité ont été reconnus et appréciés,
  • Vous maîtrisez le Pack Office
  • Vous êtes bilingue (français/anglais)
  • Vous faites preuve de polyvalence, de curiosité, de détermination et d'une capacité à travailler en équipe.
Référence  47xtvs
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